Vd-assistenten som löser krockar i kalendrar – och mellan kulturer

I snart tre års tid har Antonia Spiring-Sundberg varit assistent åt Stockholms Handelskammares vd Andreas Hatzigeorgiou. Att vara vd:s förlängda arm innebär huvudsakligen att hon underlättar det administrativa arbetet så att han kan fokusera på att verksamheten rullar på som den ska.  

Antonia Spiring-Sundberg är vd-assistent på Stockholms Handelskammare.
Möjligheten att få lära sig nya saker är en drivkraft för Antonia Spiring-Sundberg på jobbet. “Det är en väldig mångfald i mina arbetsuppgifter, vilket är kul och man lär sig väldigt mycket”, säger hon. Foto: Tove Hanell

I Antonia Spiring-Sundbergs roll som assistent åt Stockholms Handelskammares vd Andreas Hatzigeorgiou är ingen dag den andra lik. En kollega beskriver henne som ”positiv, tillmötesgående, öppen, smart”.  

– Att vara tillmötesgående och öppen är användbart i min roll eftersom det finns många olika arbetsuppgifter, från högt till lågt, varje dag är olik. Man vet aldrig vad som komma skall och då är det bra att vara öppen och tillmötesgående, säger Antonia Spiring-Sundberg. 

Som förlängd arm till Andreas Hatzigeorgiou är hennes huvudsakliga uppdrag att underlätta det administrativa arbetet så att vd:n kan fokusera på att verksamheten rullar på som den ska. Men i jobbet som vd-assistent ingår även flera andra projekt. 

– I dag ska jag främst ha möten gällande årsmötet och årsstämman så jag har suttit med valberedningen och gått igenom dokument, säger Antonia Spiring-Sundberg. 

LÄS MER: Jessica Nilsson – projektledare med sydafrikanska perspektiv på Stockholm

Roligt och utmanande med mycket som händer

Stockholms Handelskammare är en arbetsplats där det ena dagen kan släppas en rapport om läget på bostadsmarknaden, andra dagen lanseras en digital deponering för källkoder och tredje dagen arrangeras ett event för utländska företagsjurister som är intresserade av skiljedom. Detta kan vara både kul och svettigt på samma gång.

– Jag tycker att det är roligt när det händer mycket och man får träffa folk, men det är samtidigt väldigt utmanande. Säg att vi har tre, fyra event i veckan och det ska ordnas med underlag, samtidigt som man ska vara behjälplig med att lösa saker, då kan det bli mycket springande och svårare att hänga med i allt det administrativa. Man får försöka lösa det genom en god struktur och planering, säger Antonia Spiring-Sundberg.

LÄS MER: Theo Herold – näringspolitisk analytiker som gillar att skriva rapporter

Antonia Spiring-Sundbergs tre bästa kalendertips:

1. Planera in en mötesfri dag per vecka 

– Vi brukar försöka ha en back up-dag per vecka för att kunna lösa något som är akut och för att vår vd ska kunna hinna med sina administrativa uppgifter. 

2. Boka kortare möten med luft emellan 

– Nu när många möten sker på video har vi slutat lägga bokningarna back to back. I stället lägger vi 15 minuter luft emellan och vi har också kortat mötena från en timme till 45 minuter 

3. Lägg alltid med digital länk i mötesinbjudan 

–  Även om det är ett fysiskt möte lägger jag också alltid med en teamslänk i möteskallelsen, utifall att det dyker upp något som gör att man inte kan ses. 

En arbetsplats som vidgar kontaktnätet

Att Stockholms Handelskammare är en arbetsplats som erbjuder inblickar i den politiska världen, såväl som näringslivet, var det som lockade Antonia Spiring-Sundberg till tjänsten hon har i dag: 

– Dessutom skapar du kontakter och det pågår alltid spännande projekt. Innan handelskammaren jobbade jag på den japanska ambassaden som ambassadörens assistent och hjälpte honom att förstå svensk politik och kultur.  

Antonia Spiring-Sundberg har både jobbat med Shigeyuki Hiroki, Japans tidigare ambassadör i Sverige, som gjorde sig känd för en bredare skara genom sina Twitteruppdateringar (på svenska!) och med Hirokis företrädare.  

– De är två väldigt olika personligheter och det var kul att jobba med båda. Innan dess jobbade jag på den amerikanska ambassaden i Stockholm, säger Antonia Spiring-Sundberg. 

LÄS MER: Ulrika Svarts – måladministratören som känner stolthet varje dag

Research som botemedel mot kulturkrock

Under tiden på ambassaderna upplevde hon flera kulturkrockar. De viktigaste lärdomarna som hon har tagit med sig från sina år på beskickningarna är just hur olika kulturer kan spela roll i en organisation och hur man hanterar kulturkrockar.

– Research är A och O. Läs på om kulturen varifrån personen du ska träffa kommer, då vet du exempelvis hur det i den kulturen är brukligt att hälsa.  

Antonia har en masterexamen i fred- och konfliktstudier från Uppsala universitet och redan sedan barnsben har hon övat upp sin förståelse för olika kulturer.  

– Jag växte upp både i Singapore och Manilla och fick den svenska kulturen från andra svenskar åttaåring och i skolan kunde andra säga att ”du är ju utlänning men svensk”, även om jag inte gick i svensk skola förrän jag var 13 år.  

LÄS MER: Hedda Jakobsson, näringspolitisk analytiker: ”Handelskammaren är en viktig aktör som tas på allvar i debatten”

Burmakatter och bokläsning på fritiden

Vid sidan av arbetet är det familjen, vännerna och hennes två små burmakatter som upptar den största delen av tiden. 

– Det händer också att jag spelar badminton och golf. Jag har också alltid älskat att läsa och just nu läser jag om Hans Roslings ”Factfulness”, berättar Antonia Spiring-Sundberg. 

Möjligheten att få lära sig nya saker är en drivkraft även på arbetsplatsen.  

– Det är en väldig mångfald i mina arbetsuppgifter, vilket är kul, och man lär sig väldigt mycket. Jag har också en väldig möjlighet att påverka eftersom jobbet är flexibelt och jag ser fram emot att komma till kontoret eftersom jag tycker om alla kollegor.  

Antonia Spiring-Sundberg
Antonia Spiring Sundberg
Vd-assistent
08-555 100 41